CAPITULO 3
PROCESO | PREPARACION Y EVALUACION DE PROYECTOS
1.0 INTRODUCCION
Lo que se busca es dar a conocer el esquema global de lo que significa el proceso de preparación y evaluación de un proyecto, cada proyecto es distinto al otro aunque la metodología de trabajo sea la misma.
En definitiva, a través de este proceso podemos llegar a conocer y contestar la interrogante de si es o no conveniente realizar la inversión. Esta recomendación solo será posible si se dispone de todos los elementos de juicio necesarios para tomar la decisión.
1.1 ALCANCE DEL ESTUDIO DEL PROYECTO
La decisión de inversión pasa por el debido estudio donde se conocen las ventajas y desventajas asociadas a su implementación, la profundidad con que se realice dependerá de lo que aconseje cada proyecto en particular.
En términos generales cinco son los estudios que se deben realizar para evaluar correctamente un proyecto, se debe tener presente la viabilidad:
1) Comercial.
2) Técnica.
3) Legal.
4) Organizacional.
5) Financiera.
Cualquiera de estos cinco puntos que llegue a ser negativo determinará que el proyecto no se lleve a cabo.
Normalmente el estudio de una inversión se centra en la viabilidad económica, donde al inversionista lo que le interesa es conocer si el negocio es rentable y en qué tiempo recupera la inversión.
1.1.1 VIABILIDAD COMERCIAL
Este estudio indica si el mercado es o no sensible al bien o servicio producido por el proyecto y la aceptabilidad que tendría en su consumo o uso, permitiendo de esta forma, determinar la aprobación o postergación o rechazo de un proyecto, sin tener que asumir los costos que implica un estudio económico completo.
1.1.2 VIABILIDAD TECNICA
Estudia las posibilidades materiales, físicas y/o químicas, condiciones y alternativas de producir el bien o servicio que se desea generar con el proyecto.
Muchos proyectos nuevos requieren ser probados técnicamente para garantizar la capacidad de su producción, incluso antes de determinar si son o no convenientes del punto de vista de su rentabilidad económica.
1.1.3 VIABILIDAD LEGAL
Un proyecto puede ser viable tanto por tener un mercado asegurado, como por ser técnicamente factible, sin embargo, podrían existir algunas restricciones de carácter legal que impidieran su funcionamiento en los términos que se pudiera haber visto, no haciendo recomendable su ejecución, por ejemplo; limitaciones en cuanto a su localización, tributación, publicidad, uso del productos entre otras cosas.
1.1.4 VIABILIDAD ORGANIZACIONAL
Normalmente la vialidad organizacional es la que menos recibe atención, a pesar de que muchos proyectos fracasan por falta de capacidad administrativa para emprenderlo, se deben dar las condiciones mínimas necesarias para garantizar la viabilidad de la implementación, tanto en lo estructural como en lo funcional.
1.1.5 VIABILIDAD FINANCIERA
El estudio de la viabilidad financiera de un proyecto determina, en último término, su aprobación o rechazo. Este mide la rentabilidad que retorna la inversión, todo medido en bases monetarias.
1.2 ESTUDIO DEL PROYECTO COMO PROCESO
El estudio de proyectos, cualquiera sea la profundidad con que se analice distingue dos grandes etapas:
1) Evaluación.
2) Preparación.
1.2.1 ETAPA DE EVALUACION
Tiene por objetivo definir todas las características que tengan algún grado de efecto en los flujos de ingresos y egresos monetarios del proyecto.
La etapa de evaluación con metodologías muy definidas, busca determinar la rentabilidad de la inversión del proyecto.
1.2.2 ETAPA DE PREPARACION
En esta etapa se reconocen a su vez dos subetapas:
1) El primero, se caracteriza por recopilar información a través de estudios específicos, de mercadeo, de ingeniería, de organización y financiero.
2) El segundo, se encarga de sistematizar, en términos monetarios la información proporcionada por estos tres estudios, mediante el mismo estudio financiero. Este último proporciona información financiera sobre aspectos no incluidos en los otros estudios, como relativos al financiamiento e impuestos entre otros.
Cuadro: El proceso de evaluación de proyectos.
| ESTUDIO DE PROYECTOS | ||||
| PREPARACION O FORMULACION | EVALUACION | |||
| | OBTENCION DE LA INFORMACION | | CONSTRUCCION DEL FLUJO DE CAJA | |
| ESTUDIO DE MERCADO | ESTUDIO TECNICO | ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN | ESTUDIO FINANCIERO | |
1.3 NIVELES DE ESTUDIO DE UN PROYECTO
Una etapa previa al estudio de proyectos es con el nacimiento de una “idea” la cual se debe identificar, esta idea surge como respuesta para satisfacer una necesidad o llenar un vacío que, a grandes rasgos, parezca atractivo hacerlo desde l punto de vista económico.
Se debe hacer un diagnóstico de la idea donde se debe detectar la necesidad que llenaría el proyecto e identificar las vías de solución. Cada una de estas alternativas constituirá un proyecto que se deberá estudiar pero que, frente a un juicio preliminar, aparenta ser viable.
A continuación se explicarán los 3 niveles de estudios que se utilizan antes de desarrollar un proyecto:
1) Perfil.
2) Prefactibilidad.
3) Factibilidad.
1.3.1 NIVEL DE ESTUDIO DENOMINADO PERFIL
Este nivel de estudio llamado “perfil” se elabora a partir de la información existente, el juicio común y la opinión que da la experiencia.
En términos monetarios solo presenta estimaciones muy globales de las inversiones, costos o ingresos, sin entrar en investigaciones profundas.
En este análisis se deben tomar en cuenta algunas consideraciones previas acerca de la situación antes de comenzar el proyecto, es decir, intentar proyectar que pasará en el futuro si no se implementa el proyecto, antes de decidir si conviene o no su implementación.
Por ejemplo, podría ser atractiva la idea de evangelizar un sector o población de una comuna de la capital si en un momento dado se detecta un número importante en su población, sin embargo, es posible que al investigar la creencia religiosa del sector nos demos cuenta que su población total es evangélica por lo tanto al hacer el análisis nos llevaría a pensar en abandonar la idea debido a que no es factible la evangelización.
1.3.2 NIVEL DE ESTUDIO DENOMINADO PREFACTIBILIDAD
Este nivel de estudio llamado “prefactibilidad” profundiza la investigación, basándose principalmente en información de fuentes secundarias para definir con cierta aproximación las variables principales referidas al mercado, a las alternativas técnicas de producción y a la capacidad financiera de los inversionistas.
En términos generales, se estiman las inversiones probables, los costos de operación y los ingresos que demandará y generará el proyecto.
El estudio de este nivel sigue siendo una investigación basada en la información secundaria y no demostrativa.
Por ejemplo, la determinación de la demanda de ticket para participar de un congreso cristiano en función a la tasa de crecimiento evangélica de la población, este análisis no representa la mejor forma de medición de las variables que desea cuantificar.
Como resultado de este estudio, surge la recomendación de continuar la investigación en niveles más profundos, solo se deberá abandonar o postergar hasta que se cumplan determinadas condiciones mínimas que se deberán explicar.
1.3.3 NIVEL DE ESTUDIO DENOMINADO FACTIBILIDAD
El estudio más acabado se denomina “factibilidad” y se elabora sobre la base de antecedentes precisos obtenidos mayoritariamente a través de fuentes primarias de información. Las variables cualitativas son mínimas comparadas con los estudios anteriores ya que el cálculo de las variables financieras y económicas deben ser lo suficientemente demostrativos para justificar la valoración de los distintos ítems. Esta etapa constituye el paso final del estudio preinversional, por tal motivo la responsabilidad del evaluador más allá del simple estudio de viabilidad, debe velar por la optimización de todos los aspectos que dependen de una decisión de tipo económica como por ejemplo, el tamaño, la tecnología o la localización del proyecto entre otros.
1.4 ANALISIS DE ESTUDIO DE UN PROYECTO
1.4.1 CONSTRUCCION DEL FLUJO DE CAJA
La evaluación de proyecto se realiza sobre los flujos de caja proyectados para una determinada cantidad de periodos.
El flujo de caja responde a la asignación en el tiempo de los ingresos y egresos que se hubieran proyectado, para esto se precisa definir cuáles son las inversiones del proyecto y los costos e ingresos realmente generados en el periodo de evaluación.
Con el objeto de evaluar el proyecto para el inversionista, se debe realizar un estudio de las fuentes de financiamiento optativas y su incidencia en los flujos de caja, de igual manera, es preciso conocer las características del financiamiento para definir la tasa de rentabilidad mínima exigida al proyecto.
Las inversiones del proyecto solo se podrán determinar si los estudios de ingeniería, organización y mercado proveen de la información necesaria para cuantificar el total de desembolsos previos y durante la puesta en marcha del proyecto.
En el escenario que el análisis realizado por el estudio de la tecnología del proyecto y por el estudio del mercado no coincidan en su opiniones o resultados, se debe considerar a aquel estudio que sea más crítico, es decir, el que condicione al otro. La alternativa que permita un mejor resultado económico será la que prime, considerando no solo la situación vigente, sino también las proyecciones futuras al respecto.
Una vez finalizada la evaluación cuantitativa del proyecto, se debe considerar aún dos etapas adicionales:
1) La sensibilización de los resultados.
2) El análisis e interpretación cualitativa a los resultados.
1.4.2 ETAPA DE SENSIBILIZACION DE LOS RESULTADOS
Existen antecedentes complementarios que ayudan a emitir mayores elementos de juicio para tomar la decisión de aprobación o rechazo del proyecto, esto son:
1) El riego.
2) La sensibilización.
1.4.2.1 EL RIESGO
El riego incorpora la variable del riesgo para medir proyectos sobre cuyos flujos de fondos no se tiene certeza de su ocurrencia.
1.4.2.2 LA SENSIBILIZACION
La sensibilización mide los rangos de variabilidad de resultados de la evaluación ante modificaciones en los valores de las variables que son incontrolables por el proyecto.
1.4.3 ETAPA DE ANALISIS E INTERPRETACION CUALITATIVA A LOS RESULTADOS
El análisis cualitativo incluye aquellos elementos no cuantificables que podrían incidir en la decisión de realizar o no el proyecto.
1.5 ESTUDIO TECNICO
El estudio técnico tiene por objeto proveer información al área financiera para cuantificar el monto de las inversiones y costos de operación.
Normalmente se estima que debe aplicarse los procedimientos y tecnologías más modernas, solución que puede ser óptima técnicamente, pero no serlo financieramente.
Uno de los resultados de este estudio será definir la función de producción que optimice la utilización de los recursos disponibles en la producción del bien o servicio del proyecto. De aquí se podrá obtener la información de las necesidades de capital, mano de obra y recursos materiales, tanto para la puesta en marcha como para la posterior operación del proyecto.
1.6 ESTUDIO DE MERCADO
Uno de los factores más críticos en el estudio de proyectos es la determinación de su mercado, tanto por el hecho de que aquí se define la cuantía de su demanda e ingresos de operación, como por los costos e inversiones implícitos.
El estudio de mercado es más que el análisis y determinación de la oferta y demanda o de los precios del proyecto. Muchos costos de operación pueden preverse simulando la situación futura y especificando las políticas y procedimientos que se utilizarán como estrategia publicitaria, la cual tiene en muchos casos una fuerte repercusión, tanto en la inversión inicial, cuando la estrategia de promoción se ejecuta antes de la puesta en marcha del proyecto, como en los costos de operación, cuando se define como un plan concreto de acción.
Ninguno de estos elementos que a veces pueden ser considerados secundarios, puede dejar de ser estudiado. Decisiones como el precio de introducción, inversiones para fortalecer una imagen, acondicionamiento de los locales de venta en función de los requerimientos observados en el estudio de los clientes potenciales, políticas de crédito recomendadas por el mismo estudio, etc. pueden constituirse en variables pertinentes para el resultado de la evaluación.
Metodológicamente, tres son los aspectos que se deben estudiar:
1) El consumidor y las demandas del mercado y del proyecto, actuales y proyectadas,
2) La competencia y las ofertas del mercado y del proyecto, actuales y proyectadas.
3) Comercialización del producto del proyecto.
1.6.1 ANALISIS DEL CONSUMIDOR
El análisis del consumidor tiene por objeto caracterizar a los consumidores actuales y potenciales, identificando sus preferencias, hábitos de consumo, motivaciones, etc., de manera tal de obtener un perfil sobre el cual pueda basarse la estrategia comercial.
1.6.2 ANALISIS DE LA DEMANDA
El análisis de la demanda pretende cuantificar el volumen de bienes o servicios que el consumidor podría adquirir de la producción del proyecto. La demanda se asocia a distintos niveles de precio, condiciones de venta, etc., y se proyecta en el tiempo, independizando claramente la demanda deseada de la esperada.
1.6.3 ANALISIS DE LA COMPETENCIA
El estudio de la competencia es fundamental por varias razones, por ejemplo, la estrategia comercial que se defina para el proyecto no pude ser indiferente a ella. Es preciso conocer las estrategias que sigue la competencia, para aprovechar sus ventajas y evitar sus desventajas, al mismo tiempo, se constituye en una buena fuente de información para calcular las posibilidades de captarle mercado y también para el cálculo de los costos probables involucrados.
1.6.4 ANALISIS DE LA OFERTA
La determinación de la oferta suele suceder compleja, por cuanto no siempre es posible visualizar todas las alternativas de sustitución del producto del proyecto, la potencialidad real de la ampliación de la oferta al desconocer la capacidad instalada ociosa de la competencia, sus planes de expansión o los nuevos proyectos en curso entre otras.
1.6.5 ANALISIS DE LA COMERCIALIZACION
El análisis de la comercialización del proyecto es quizás uno de los factores más difíciles de precisar, por cuanto la simulación de sus estrategias se enfrenta al problema de estimar reacciones y variaciones del medio durante la operación del proyecto.
Las decisiones aquí adoptadas tendrán repercusión directa en la rentabilidad del proyecto por las consecuencias económicas que se manifiestan en sus ingresos y egresos.
Una de estas decisiones es la política de venta, que no solo implica la generación de ingresos al contado o a plazos, sino que también determina la captación de una mayor o menor volumen de ventas. Junto a esto debe estudiarse la política de plazos del crédito, intereses, monto del pie, etc., Las combinaciones posibles son múltiples y cada una determinará una composición diferente de los flujos de caja del proyecto, tan importante como esta son las decisiones sobre precio, canales de distribución, marca, estrategia publicitaria, inversiones en creación de imagen, calidad del producto, servicios complementarios, estilos de venta, características exigidas y capacitación de la fuerza de venta, etc.
1.7 ESTUDIO ADMINISTRATIVO Y LEGAL
1.7.1 ESTUDIO ADMINISTRATIVO
Uno de los aspectos que más abandonados se presentan en el estudio de proyectos es aquel que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su administración:
1) Organización.
2) Procedimientos administrativos.
3) Aspectos legales.
Para cada proyecto es posible definir una estructura organizativa que más se adecúe a los requerimientos de su posterior operación. Conocer esta estructura es fundamental para definir las necesidades de personal calificado para la gestión y por lo tanto, estimar con mayor precisión los costos indirectos de la mano de obra ejecutiva.
Es preciso simular el proyecto en operación, para ello deberán definirse con el detalle que sea necesario los proyectos administrativos que podrían implementarse junto con el proyecto.
La decisión de desarrollar internamente actividades que pudieran subcontratarse influye directamente en los costos por la mayor cantidad de personal que pudiera necesitarse, la mayor inversión en oficinas y equipamiento, el mayor costo en materiales y otros insumos, etc. Como puede apreciarse, una decisión que pareciera también ser secundaria lleva asociados una serie de inversiones y costos que ningún estudio de proyectos puede obviar.
Bastaría un análisis muy simple para dejar de manifiesto la influencia de los procedimientos administrativos sobre la cuantía de las inversiones y costos del proyecto. Los sistemas y procedimientos contables y financieros, de información, de planificación y presupuesto, de personal, adquisiciones, crédito, cobranza y mucho más, van asociados a costos específicos de operación.
Ninguna de estas consideraciones puede dejarse al azar, de su propio análisis se derivan otros elementos de costos que, en suma, podrían tomar no rentable un proyecto que, según estimaciones preliminares, haya parecido conveniente de implementar.
1.7.2 ESTUDIO LEGAL
El aspecto legal aunque no responde a decisiones internas del proyecto, como la organización y procedimientos administrativos, influye indirectamente en ellos y, en consecuencia, sobre la cuantificación de sus desembolsos.
Los aspectos legales pueden restringir la localización y obligar a mayores costos de transporte, o bien pueden otorgar franquicias para incentivar el desarrollo de determinadas zonas geográficas donde el beneficio que obtendría el proyecto superaría los mayores costos de transporte.
El efecto más directo de los factores legales y reglamentarios se refiere a los aspectos tributarios. Normalmente existen disposiciones que afectan en forma diferente a los proyectos, dependiendo del bien o servicio que produzcan, esto se manifiesta en el otorgamiento de permisos y patentes, en las tasas arancelarias diferenciadas para tipos distintos de materias primas o productos terminados, o incluso en la constitución de la empresa que llevará a cabo el proyecto, la cual tiene exigencias impositivas distintas según cual sea el tipo de organización que se seleccione.
1.8 ESTUDIO FINANCIERO
1.8.1 ANALISIS DE FACTIBILIDAD
La última etapa del análisis de la factibilidad económica de un proyecto es el estudio financiero, los objetivos de esta etapa son ordenar y sistematizar la información de carácter monetario que proporcionaron las etapas anteriores, elaborar los cuadros analíticos y antecedentes adicionales para la evaluación del proyecto y evaluar los antecedentes anteriores para determinar su rentabilidad.
1.8.2 SISTEMATIZACION DE LA INFORMACION FINANCIERA
La sistematización de la información financiera consiste en identificar y ordenar todos los ítems de inversiones, costos e ingresos que puedan deducirse de los estudios previos, sin embargo, y debido a que no se han proporcionado toda la información necesaria para la evaluación, en esta etapa deben definirse todos aquellos elementos que siendo necesarios para la evaluación, los debe suministrar el propio estudio financiero, el caso clásico es el estudio de las fuentes y condiciones del financiamiento, o el cálculo del monto que se piensa invertir en el capital de trabajo.
1.8.3 INVERSIONES DEL PROYECTO
Las inversiones del proyecto pueden clasificarse, según corresponda, en terrenos, obras físicas, equipamiento de fábrica y oficinas y capital de trabajo, puesta en marcha y otros. Puesto que durante la vida de operación del proyecto puede ser necesario incurrir en inversiones para ampliaciones de las edificaciones, reposición de equipamiento o adiciones de capital de trabajo, será preciso presentar un calendario de inversiones y reinversiones que pude elaborarse en dos informes separados:
1) Informe de la etapa previa a la puesta en marcha.
2) Informe de la etapa durante la operación.
También se deberá proporcionar información sobre el valor residual de las inversiones.
1.8.4 INGRESOS DE OPERACION
Los ingresos de operación se deducen de la información de precios y demanda proyectada, calculados en el estudio de mercado, de las condiciones de venta, de las estimaciones de venta de residuos y del cálculo de ingreso por venta de equipos cuyo reemplazo está previsto durante el periodo de evaluación del proyecto, según antecedentes que pudieran derivarse de los estudios técnicos (para el equipo de fábrica), organizacional (para el equipo de oficinas) y de mercado (para equipos de la organización de venta).
1.8.5 COSTOS DE OPERACION
Los costos de operación se calculan por información de prácticamente de todos los estudios anteriores. Existe, sin embargo, un ítem de costo que debe calcularse en esta etapa; “el impuesto a las ganancias”, esto es así porque este desembolso es consecuencia directa de los resultados contables de la empresa, que pueden ser diferentes de los resultados efectivos obtenidos de la proyección de los estados contables de la empresa responsable del proyecto.
1.8.6 EVALUACION DEL PROYECTO
La evaluación del proyecto se realiza sobre el flujo de caja, la existencia de algunas diferencias en ciertas posiciones conceptuales en cuanto a que la rentabilidad del proyecto puede ser distinta de la rentabilidad para el inversionista por la incidencia del financiamiento.
1.8.7 RESULTADO DE LA EVALUACION
El resultado de la evaluación se mide a través de distintos criterios que son complementados entre sí, la improbabilidad de tener certeza de la ocurrencia de los acontecimientos considerados en la preparación del proyecto hace necesario considerar el riego de invertir en él. Se han desarrollado muchos métodos para incluir el riesgo e incertidumbre de la ocurrencia de los beneficios que se esperan del proyecto:
1) Algunos, incorporan directamente el efecto del riego en los datos del proyecto.
2) Otros, determinan la variabilidad máxima que podría experimentar algunas de las variables para que el proyecto siga siendo rentable, este último criterio de evaluación corresponde al análisis de sensibilidad.
1.9 RESUMEN
1) Muchas son las variables que se pueden y se deben cuantificar en la preparación del proyecto, solo la simulación precisa de cómo operaría el proyecto una vez puesto en marcha permitirá determinar las consecuencias económicas que de ellas se deriven.
2) Cuatro son los estudios particulares que deberán realizarse para disponer de toda la información relevante para la evaluación: técnico, de mercado, administrativo y financiero.
3) El objetivo de cada uno de ellos es proveer información para la determinación de la viabilidad financiera de la inversión, no se pretende realizar estudios de viabilidad técnica, comercial, administrativa, legal u otra, si bien, cuando en cada una de estas áreas exista más de una alternativa razonablemente viable, sí se deberá evaluar cuál de ellas es la óptima desde el punto de vista de la racionalidad económica.
4) Muchas veces podrá suceder que subsistan dudas acerca de los méritos financieros de más de una alternativa, sea técnica, comercial o administrativa. En estos casos, no debe optarse por una de ellas, sino que las más relevantes se deben desarrollar en toda su magnitud, para elegir la mejor en la evaluación financiera misma del proyecto. Abandonar una alternativa tecnológica en el estudio técnico basándose para ello en aproximaciones económicas, puede llevar a desechar una alternativa que, combinada con las proyecciones organizativas, comerciales, legales, administrativas y financieras pueda llevar a una rentabilidad mayor.
5) El estudio de factibilidad financiera no es solamente determinar si el proyecto es o no rentable, sino que debe servir para discernir entre alternativas de acción, para poder estar en condiciones de recomendar la aprobación o rechazo del proyecto en virtud de una operación en el grado óptimo de su potencialidad real.
